Neuf éléments essentiels que doit posséder toute salle de conférence

par Simon Hughes,

23 décembre 2021

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Centre de formation et d'enseignement Němovní

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Organiser un événement professionnel n'est pas chose aisée. Il est facile de penser que pour réussir une conférence, il faut dépenser de l'argent. Cependant, vous devez également assumer la responsabilité de faire de votre événement une expérience agréable pour les autres en étant attentif à leurs besoins et à leurs préoccupations tout au long du processus. 

C'est pourquoi, dans cet article, nous allons examiner les points à prendre en compte lors du choix d'un lieu pour une conférence et de l'équipement d'une salle de conférence. La conférence est l'endroit idéal pour apprendre, discuter et créer un réseau avec des personnes partageant les mêmes idées. C'est aussi l'occasion pour vous ou les membres de votre équipe, venus de tout le pays ou du monde entier, de se réunir pour créer de nouvelles idées !

Sélection de l'espace

L'éventail des lieux de conférence disponibles aujourd'hui est incroyablement vaste. Presque chaque hôtel, espace de coworking ou centre de divertissement propose son propre lieu pour les réunions d'affaires. En fonction de l'événement que vous organisez, la polyvalence de l'espace de conférence que vous obtenez est étonnante. 

Si vous prévoyez d'organiser votre conférence aux États-Unis, vous pouvez vous renseigner sur les espaces de co-working dans différentes villes, comme les suivantes espaces de co-working basés à Los Angeleset si vous prévoyez d'organiser votre conférence en Europe, vous pouvez consulter le site suivant Spacehuntr et réservez un espace qui convient à votre 

Comment la salle de conférence sera-t-elle utilisée ?

La toute première question à laquelle vous devez faire face est celle du contenu de la conférence. La question semble, à première vue, simple, mais elle nécessite un peu de recherche.

Qui travaillera dans la salle ? Combien d'invités souhaitez-vous inviter ? Quelles possibilités devez-vous leur offrir ? Peut-être y aura-t-il des journalistes parmi les invités qui auront besoin d'enregistrements audio des événements ? Si vous donnez la parole aux participants dans la salle, comment allez-vous organiser le processus ? 

Quel que soit votre projet, vous trouverez ci-dessous les éléments essentiels qui vous permettront de le réaliser. 

  1. Système de contrôle

L'un des éléments centraux de la salle de conférence est le système de contrôle. On peut dire que c'est le cerveau de votre salle de conférence, sans lequel la salle ne peut être innovante et moderne. Vous pouvez contrôler les systèmes de la salle par le biais d'une interface. Celle-ci doit être accessible via le Wi-Fi depuis presque tous les appareils mobiles ou ordinateurs. Décidez si vous avez besoin d'un opérateur dans la salle ou si c'est le président de la conférence qui va gérer la salle. 

  1. Audio

Le deuxième élément important est l'écran. Lorsque vous pensez aux moniteurs LCD, aux murs vidéo, aux écrans, vous devez tenir compte de la taille. Il existe des dispositifs d'affichage qui sont adéquats ou inadéquats pour les paramètres donnés de la pièce. Cela signifie que vous devez choisir les écrans en fonction du fait qu'ils seront visibles ou non. 

La forme de la salle ou des éléments supplémentaires tels que des colonnes et la hauteur des plafonds peuvent interférer avec la vue : si les plafonds sont bas, le grand écran destiné aux rangs du fond sera couvert par les participants assis devant.

Dans les salles de conférence modernes équipées d'un système de conférence, des caméras de télévision technologiques sont généralement intégrées, qui visent automatiquement l'orateur.

Ce n'est pas l'élément central de la salle, mais sa présence rend le travail plus pratique, plus rapide et plus confortable. Un lève-moniteur est un dispositif qui permet de soulever ou d'abaisser un écran d'ordinateur sur une table. La transformation de l'ordinateur permet de cacher l'écran instantanément. Supposons que sa présence sur la table ne soit pas nécessaire. Le réglage individuel de l'angle et de la hauteur du moniteur vous permet d'installer un équipement pour un travail pratique en quelques minutes.

  1. Vidéo 

Les mêmes caméras peuvent également être utilisées pour la vidéoconférence si elles sont fournies. Il est essentiel de réfléchir à l'emplacement des caméras et à leur nombre. En règle générale, il vous faut une caméra pour un plan large et des caméras qui vous permettent de diffuser des plans plus larges. Car si vous réservez un lieu spécial, autant le montrer ! 

  1. Système de conférence

Il s'agit du troisième élément. Chaque système de conférence possède plusieurs fonctions (mise en file d'attente des orateurs, transmission de la voix) contrôlées par l'unité du président. Le volume est contrôlé à partir de la console de l'opérateur. Mais il est également essentiel de réfléchir aux autres systèmes dont vous avez besoin pour équiper une salle de conférence, en plus du système de conférence.

  1. Traduction

Vous pouvez intégrer un système de traduction simultanée à un système de conférence, activé en appuyant sur le panneau du microphone de conférence. Un système de traduction simultanée externe est également possible. Le nombre de canaux linguistiques que vous pouvez diffuser par les systèmes de conférence est assez important. L'essentiel est de considérer où le cabine d'interprétation pour vos traducteurs le sera. Ou bien les traducteurs seront-ils dans la salle ? Combien de traducteurs y aura-t-il ? L'aspect de la salle dépend également des réponses à ces questions.

  1. Wifi puissant 

Il se peut que vous deviez vous connecter à des personnes sur Internet pendant des réunions, et si vous ne disposez pas d'une connexion Wi-Fi suffisamment rapide, cela pourrait être difficile. L'internet à haut débit permet à tous les participants à ces événements (en particulier ceux qui travaillent à distance) de surfer en ligne pendant leur pause. Mais vous pouvez également en avoir besoin pendant la présentation lorsque vous montrez quelque chose en ligne.  

  1. Salles de réunion

Les salles de réunion sont idéales pour les personnes qui se concentrent sur des aspects spécifiques de projets, de tâches ou d'idées. Les enseignants et les formateurs peuvent utiliser ces espaces supplémentaires pour organiser des sessions d'apprentissage en petits groupes où ils ne travaillent qu'avec quelques personnes à la fois !

  1. Staffing 

Vous avez besoin d'une équipe de personnel expérimenté pour organiser votre événement d'entreprise. Assurez-vous de vous engager à l'avance avec le lieu de l'événement afin qu'il puisse fournir tout le soutien nécessaire pour réussir à organiser ce type de réunions et de conférences de manière fluide, efficace et réussie !

  1. Restauration Rafraîchissement 

La restauration est importante. Des participants affamés deviennent grincheux, et pire encore, des participants mal nourris sont déçus. En général, la restauration d'une conférence est assurée par le lieu de réunion, et beaucoup n'autorisent pas les services de restauration externes. Tenez donc compte de la restauration lorsque vous choisissez un lieu de réunion ! Les petits détails, comme s'assurer qu'il y aura des boissons et des collations à disposition, sont les petits détails que tout organisateur d'événements doit vérifier. 

Conclusion

Nous avons donc examiné comment choisir et équiper une salle de conférence. Les éléments essentiels. Vous devriez maintenant avoir une bonne idée de ce dont vous avez besoin pour organiser un événement d'entreprise. Mais ce n'est qu'un début. Il y a encore beaucoup à apprendre. Pour commencer, pourquoi ne pas consulter notre guide ultime de l'organisation d'événements

Simon Hughes
Simon Hughes

Simon est un coordinateur RH avec plus de cinq ans d'expérience. Il participe au recrutement, à la tenue des dossiers des employés, au traitement de la paie et au soutien administratif de tous les employés.

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